Dotační rádce: Jak na výzkum a vývoj ve vašem podniku - Díl 4.

V minulém díle jsme se po teoretickém úvodu začali věnovat praktické stránce přípravy projektu výzkumu a vývoje (VaV). Víme již tedy, jak správně definovat jeho cíle, výstupy, aktivity, harmonogram, zdroje i přínosy.

V dnešním závěrečném díle tohoto seriálu se podíváme podrobněji na vrcholnou fázi přípravy každého VaV projektu, kterou je plánování a sestavování rozpočtu projektu. Záměrně jsme si tuto část nechali na závěr. Ptáte se proč? Protože tak zní i naše jednoznačné doporučení – plánování a sestavení rozpočtu projektu nechávejte až na samotný závěr, kdy máte už dobře rozmyšleny veškeré aspekty vašeho projektu. Jedině tak dosáhnete použitelného rozpočtu pro realizaci vašeho projektu, ale o tom už podrobněji v dnešním článku.  

Přejeme příjemné čtení.

Uznatelnost nákladů

U projektů VaV financovaných z dotací se často při plánování rozpočtu dělají chyby při správném nastavení nákladových položek z pohledu jejich následné uznatelnosti právě pro dotaci. Doporučujeme tedy vždy se na začátku velmi důkladně seznámit, jak jsou v příslušném dotačním programu rozpočtové položky podrobněji definovány z pohledu uznatelnosti. Setkáváme se bohužel občas s tím, že žadatelé plánují pouze podle toho, jak jsou uznatelné náklady v programech „pojmenovány“, ale už nezkoumají hlubší podstatu.

ALE POZOR, tento přístup se Vám nemusí hrubě vyplatit! Absolutní většina dotačních programů má totiž v tomto směru tu nevýhodu, že uznatelnost nákladů kontroluje až zpětně. V praxi se vám tak může reálně stát, že např. celý rok realizujete svůj projekt podpořený z dotace a až při závěrečném „zúčtování“ této etapy, se dozvíte, že jste si špatně vyložili uznatelnost některého z plánovaných nákladů a ejhle, dotace vám za tento náklad nebude proplacena (nebo ji budete muset vrátit v případě zálohově financovaných dotačních titulů).

Říkáte si, jak se taková věc může někomu stát? Upřímně řečeno stává se bohužel častěji, než byste řekli. V praxi nebývá na přípravu dotačních projektů příliš mnoho času, často se pak odevzdávají v posledních hodinách a na řešení některých „detailů“ pak jednoduše již nezbývá čas. Navíc pojmenování některých uznatelných nákladů opravdu na první pohled může na někoho působit natolik jednoznačně, že jim nevěnuje detailnější pozornost a nakonec je vše zásadně jinak.

Jako jeden příklad za všechny si tady dovolíme použít jednu z velmi často pojmenovávaných nákladových položek mezi uznatelnými náklady dotačních programů poskytujících podporu na projekty průmyslového výzkumu a experimentálního vývoje. Touto položkou jsou „Náklady na nástroje, přístroje a vybavení“, u kterých se nejednomu žadateli stane, že si do projektu prostě naplánuje pořízení nových přístrojů a vybavení, které při svém vývoji přece bude používat. Realita je ovšem jiná – pod touto položkou se totiž v její definici skrývá, že se s ohledem na neinvestiční zaměření jedná pouze o náklady uplatněné ve formě odpisů těchto nástrojů, přístrojů a vybavení a to pouze po odpovídající dobu, po kterou budou prokazatelně využity pro účely projektu.

Pro přehlednost proto uvádíme přehled nejčastěji uznávaných nákladů a co si pod nimi představit.

• Osobní náklady – mzdové náklady včetně odvodů na členy projektového týmu podílejícího se na realizaci projektu.
• Náklady smluvního výzkumu – služby ve výzkumu a vývoji nakupované od externích dodavatelů – např. testování, ověřování, vypracování studií apod.
• Ostatní přímé náklady – zahrnuje zejména nákup materiálu, komponent, drobného hmotného majetku nezbytného pro realizaci projektu apod. (např. laboratorní spotřební materiál).
• Náklady na nástroje, přístroje a vybavení – jak již bylo popsáno na příkladu výše, jde primárně o náklady ve formě odpisů např. výrobního zařízení, na kterém bude zhotovovat prototypy vyvíjených produktů.
• Režie – ostatní náklady, které nevznikají v přímé souvislosti s projektem, nicméně jsou projektem rovněž částečně spotřebovávány – např. nájem, energie, administrativní podpora, servis, údržba a další.

• Nejedná se pochopitelně o úplný výčet, ale o hlavní položky, na kterých by měly být projekty VaV zejména postaveny.

Finanční strop

Poslední, ovšem neméně důležité doporučení, které pro vás máme, se rovněž týká především projektů VaV financovaných s podporou dotace. Když žádáte o dotaci na svůj projekt, stanovujete zároveň její maximální limit, který v případě schválení projektu budete moci čerpat.

V praxi to tedy znamená, že pokud si v rámci plánování projektu nastavíte jeho rozpočet, který se v průběhu realizace projektu ukáže jako nedostatečný, budete již při financování dodatečných nákladů odkázáni čistě na vlastní zdroje. Vyšší než přiznanou dotaci v rámci projektu vám již totiž poskytovatel dotace dodatečně proplatit nemůže.

Jak tedy s touto informací efektivně pracovat? Plánujte s rezervou! Počítejte při plánování projektu raději s tím, že věci nemusí jít podle předem stanoveného plánu (což je v rámci VaV projektů současně velice pravděpodobné) a proto mějte v rozpočtu vždy dopředu připravenou rezervu, ze které budete připraveni případné dodatečné požadavky na rozpočet financovat.

Další díly tohoto seriálu