Jak se vyhnout chybám při realizaci dotačního projektu
Žádost o dotaci a samotná realizace projektu je spíše během na dlouhou trať, kdy musíte překonat někdy i nečekané překážky. Vše začíná vytvořením kvalitního projektového záměru s jasným cílem a logickou strukturou, od čehož se odvíjí nalezení vhodného dotačního programu a úspěšné schválení vašeho projektu. Pak následuje samotná realizace s předem stanovenými podmínkami, kterých se musíte držet. Tolik suchá teorie, po které následuje jako vždy o dost obtížnější praxe.
Pokud již realizujete svůj projekt s dotační podporou, pak je tento článek přesně pro vás, sepsali jsme nejčastější chyby během procesu realizace, jak se jim vyhnout a navíc máme na konci našeho článku i řešení pro ty, kteří už s chybami v projektech bojují.
Máte skvělý projektový záměr a chcete žádost o dotaci teprve podat? Vám se ještě víc vyplatí nezavírat okno prohlížeče a pokračovat ve čtení, všem chybám při realizaci je totiž možné předejít.
1. Nedostatky v publicitě
Čerpání dotace sebou nese povinnost publicity, což znamená, že musíte dostatečně informovat o realizaci projektu za pomocí zdrojů z EU. Jak na to? Není to nic složitého, zahrňte do projektu samolepky, plakáty nebo informace na webu. Jejich formát a obsah je nutné si pohlídat, aby bylo vše v pořádku, v závažnějších případech porušení povinné publicity totiž můžete přijít o část dotace.
2. Nedostatky v účetnictví
Tohle už je trochu větší oříšek než povinná publicita, ale opět nic, co by při správném vedení projektu profesionálem bylo ohrožením pro výši dotace. Pozor si dejte zejména na specifika každého projektu vzhledem k účetnictví, důležité je vést oddělené účetnictví konkrétního projektu či správně zaúčtovat přijatou dotaci. Úskalí účetních chyb lze často napravit bez závažnějších dopadů na dotaci, musí však být odhaleny včas.
3. Nesprávná komunikace změn
O změnách v projektu jsme podrobněji informovali zde, musíte si ohlídat hlavně včasné nahlášení každé změny, která se při realizaci projektu vyskytne. Ačkoli se vám může některá změna zdát spíše jako kosmetická, poskytovatel dotace to tak vidět vůbec nemusí a problém je na světě.
4. Nesoulad smlouvy s dodavatelem a skutečnou realizací
Pamatujte, že u každého dotačního projektu je důležité, aby byla vaše smlouva s dodavatelem naplněna do poslední podmínky. To vlastně znamená, že musí být například dodržen termín předání či dodání nebo sjednané platební podmínky. Jestliže se už nějaký ten nesoulad vyskytne, musíte včas sjednat nápravu. Nicméně nezapomínejte, že i této chybě je lepší předejít kvalitní přípravou smluv s dodavateli a jejich transparentním výběrem.
5. Nesprávně zvolený režim či postup výběru dodavatele
Dotační projekty mají vždy stanovená jasná pravidla pro výběr dodavatele s ohledem na rozsah finančního plnění. Pokud si projekt vyřizujete sami, je celkem obtížné ohlídat všechny parametry a kritéria tohoto výběru, takže dávejte pozor, aby vás to nestálo krácení dotace, které je u této chyby časté a bohužel ve velkém rozsahu.
6. Nesprávné nakládání s peněžními prostředky z dotace
Zejména u dotačních projektů s financováním „ex ante“, tedy při obdržení peněz předem, neexistuje, aby příjemce dotace nakládal s prostředky, jak se mu zlíbí. Jsou na to jasně stanovená pravidla a je nutné se jich držet. Porušení rozpočtové kázně je asi největším strašákem projektu, někdy končící až úplným odebráním dotace.
7. Nenaplnění cílů projektu
Cíle projektu musí být definované dopředu, tudíž jako příjemce dotace máte závazek je naplnit. Pokud k tomu nedojde nebo jen částečně, může vás to stát celou dotaci. Proto si dobře ohlídejte, zda během realizace cíl neutíká někam jinam, je dobré vyhodnocovat směřování k cíli průběžně, ať nejste na konci nepříjemně překvapeni.
Jestli se v dotačním prostředí zatím jen rozkoukáváte a výčet možných chyb vás skoro odradil od podání žádosti, tak my vás ubezpečujeme, že s kvalitním a erudovaným dotačním specialistou se nemusíte ničeho bát. Žádná z výše popsaných chyb totiž při správném vedení projektu a kontrole jeho realizace nemusí vůbec nastat, čímž ušetříte čas, peníze, a hlavně vaše nervy.
Pokud již jste v procesu realizace projektu, u kterého se vyskytla nějaká chyba a zadavatel dotace hrozí jejím krácením či rovnou vrácením, tak to chce rychlé jednání a našeho dotačního záchranáře. Ozvěte se nám, úspěšně jsme už řadě projektům pomohly chytit druhý dech. Jen mějte na paměti, že v těchto případech jde hlavně o čas, takže neváhejte příliš dlouho.
Veronika Divinová
Neseme odpovědnost spolu s vámi
Za naše služby nám náleží odměna až po úspěšném získání vaší dotace. Realizujeme proto pouze takové projekty, které mají vysokou šanci na úspěch. Nemarníme zbytečně váš čas a neslibujeme vám nemožné. Naprostá otevřenost je klíčovým pilířem naší spolupráce.
Související články
MÁM ZÁJEM O DOTAČNÍ PORADENSTVÍ
Vyplňte formulář a my se vám co nejdříve ozveme zpět.