Jak postupovat v případě změny profilu zadavatele?

O GRANTEXU > Články a informace > O dotacích > Jak postupovat v případě změny profilu zadavatele?

Jak postupovat v případě potřeby změny profilu zadavatele?

Profil zadavatele

Je povinný nástroj, kterým musí disponovat každý veřejný i neveřejný zadavatel, tzn. příjemce financí z veřejných rozpočtů. Tento nástroj slouží k administraci veřejné zakázky, komunikaci s účastníky řízení a uveřejnění povinných informací v rámci zakázky, včetně uzavřené smlouvy s vítězem zakázky. Z důvodu transparentnosti a dohledatelnosti toku veřejných financí může mít každý zadavatel aktivní pouze jeden tento nástroj, jeden profil zadavatele. S vyjímkou tzv. nástroje NEN, o čemž se zmíníme v závěru článku. 

Jak postupovat, pokud zadavatel z různých důvodu řeší jeho změnu?

Úvodem  se podívejme blíže na důvody, které vedou zadavatele k administraci této nelehké změny. Trh nabízí celou řadu komerčních poskytovatelů (portálů) profilu zadavatele, které si navzájem konkurují – počtem spravovaných profilů a tím i zakázek, kvalitou a rozsahem nabízených služeb, funkčností, cenou.  

Hlavním rozdílem a současně i „motorem“ nutnosti změny tohoto nástroje zadavatele je zejména rozdíl mezi tzv. certifikovanými a necertifikovanými profily. 

Především v případě, postupuje-li zadavatel v rámci řízení dle zákona o zadávání veřejných zakázek, anebo je na jeho zakázku čerpána dotace, tj.podpora ze státního rozpočtu a fondů Evropské unie, a také v případě veřejných zadavatelů, je více než žádoucí, aby zadavatel disponoval tzv. certifikovaným profilem zadavatele.

Rozdíl mezi necertifkovanými a certfikovanými profily se zakládá hlavně v možnosti revize úkonů zadavatele v rámci zadávacího řízení, veřejné zakázky. V případě dotačních projektů musí projít kontrolou každá zakázka a každý zadavatel - firma, obec. Bez posouzení správnosti postupu zadavatele není možné následně dotaci proplatit. Certifikovaný profil zadavatele svou funkčností vždy lépe obstojí při kontrole průběhu správnosti postupu zadavatele. Zadavatelům, kteří stále používají necertifikované profily, lze tedy jednoznačně doporučit změnu a přechod na certfikovaný profil.

Prakticky - jak na to?

1. KROK

Ověřte, do jaké kategorie spadá váš profil zadavatele. Nejlépe se přesvedčíte přímo na oficiálním odkazu Ministerstva pro místní rozvoj.

2. KROK 

Vemte v potaz prováděcí vyhlášku Ministerstva pro místní rozvoj č. 168/2016 Sb., o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázek a náležitostech profilu zadavatele, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Vyhláška“). Nejdůležitější je zde povinnost zadavatele dle § 17 odst. 2 Vyhlášky, který stanoví, že „Všechny dokumenty a informace, které byly uveřejněny na profilu zadavatele, musí být bezplatně veřejně přístupné nepřetržitě po dobu nejméně 2 let od jejich uveřejnění.

A současně, dle §19 Vyhlášky, Změní-li zadavatel svůj profil zadavatele, zajistí, aby:

a) všechny informace a dokumenty k veřejným zakázkám uveřejněné na nepoužívaném profilu zadavatele byly převedeny na nově používaný profil zadavatele; nepoužívaný profil zadavatele zadavatel označí ve formuláři Zrušení/zneaktivnění profilu zadavatele uvedeném v příloze č. 6 k této vyhlášce jako zrušený a tento formulář odešle k uveřejnění do Věstníku veřejných zakázek, nebo

b) na nově používaném profilu zadavatele byla uveřejněna informace o nepoužívaném profilu zadavatele včetně přímého hypertextového odkazu; zadavatel rovněž zajistí, aby prostřednictvím nepoužívaného profilu zadavatele nebyly uveřejňovány informace k veřejným zakázkám zahájeným po datu, kdy došlo ke změně profilu zadavatele, na nepoužívaném profilu zadavatele však budou doplňovány informace k veřejným zakázkám zde uveřejněným, přičemž nepoužívaný profil zadavatele zadavatel označí ve formuláři Zrušení/zneaktivnění profilu zadavatele uvedeném v příloze č. 6 k této vyhlášce jako neaktivní a tento formulář odešle k uveřejnění do Věstníku veřejných zakázek.

Postupovat budete buď dle §19 písm a) Vyhlášky, kdy bude starý profil zcela zrušen, nebo dle § 19, písm b) Vyhlášky, kdy bude starý profil tzv. zneaktivován.

Krom termínu „profil zadavatele“ se nám  nově objevuje také pojem „Věstník veřejných zakázek“. Tento nástroj je dalším povinným nástrojem zadavatele a každý zadavatel má na tomto nástroji minimálně jednu povinnost – být zde registrován a oficiálně zde oznámit adresu svého profilu zadavatele. Případná změna profilu zadavatele musí být administrována především  ve Věstníku veřejných zakázek. 

Jaký byl přesný postup v našem případě?

V naší případové studii jsme měnili profil zadavatele obce Vysokov, veřejného zadavatele. Každá obec, bez ohledu na povinnost uveřejňovat smlouvy v Národním registru smluv, má povinnost uveřejňovat veškeré svoje závazky a smlouvy v hodnotě 500 000 Kč bez DPH a vyšší právě na profilu zadavatele. V našem  případě byl starý, nahrazovaný profil co do uveřejňovaných informací velmi „živý“ a bylo nutno zajistit přístup veřejnosti k informacím zde publikovaným. Po konzultaci na Věstníku veřejných zakázek a konzultaci příslušného krajského orgánu bylo obci doporučeno starý, necertifikovaný profil tzv. zneaktivovat (postupovat dle §19, písm. b) Vyhlášky).

  • Do věstníku veřejných zakázek jsme podali formulář CZ06, kterým tak byl zneaktivněn starý profil obce. V případě zrušení starého profilu, tzn. postupu dle písm. a) bychom použili stejný formulář, pouze by byl vypněn jiným způsobem.
  • K podání formuláře CZ06 je třeba mít k dipozici údaje, kterými se zde ohlašovala původní adresa profilu. V našem případě se jednalo o ohlášení z roku 2012 a některé údaje již neměl zadavatel k dispozici. Ani to však není neřešitelný problém. Obrátili jsme se na podporu Věstníku, kdy nám na základě komunikace datovou schránkou byly tyto údaje bez problémů poskytnuty.
  • Současně jsme na Věstníku veřejných zakázek odeslali k uveřejnění jiný formulář, formulář CZ05, kterým jsme oznámili nový profil zadavatele.
  • V neposlední řadě jsme na novém profilu zadavatele obce uvedli odkaz na předchozí profil zadavatele tak, aby jakýkoli nepřihlášený uživatel, čili široká veřejnost, měla neomezený přístup k informacím (tzn. aby bylo naplněno pravidlo dle § 17 Vyhlášky).

Pro úplnost je třeba uvést, že alternativou tohoto postupu může být ponechat si současný profil zadavatele a založit si k němu tzv. NEN, „Národní elektronický nástroj.“ V obecné rovině a na základě našich zkušeností je správa tohoto systému násobně náročnější než správa certifikovaných komerčních nástrojů a zadavatel se dostane do ne zcela přehledné situace, kdy spravuje dva různé nástroje.

Doporučujeme spíše postupovat výměnou dosavadního nástroje za certifikovaný komerční nástroj tak, jak je popsáno výše v tomto článku.

Věříme, že pro vás byly výše uvedené informace přínosem. Pokud byste si i přesto v podobné situaci nebyli jistí, určitě se na nás neváhejte obrátit. Rádi vám pomůžeme.

Potřebujete pomoci s veřejnou zakázkou?

Napište nám a rádi s vámi probereme všechny možnosti.

S námi Vám neutečou žádné důležité novinky