5+2 tipy, jak zrychlit proplacení žádosti o platbu

O GRANTEXU > Články a informace > O dotacích > 5+2 tipy jak zrychlit proplacení žádosti o platbu

Úspěšná realizace dotačního projektu stojí na dvou základních pilířích – schválení žádosti o dotaci a zajištění hladkého průběhu jeho financování.

V praxi se příjemci potýkají s tím, že proplacení jejich žádostí o platbu neprobíhá způsobem, jakým původně plánovali. Často se tak snadno dostávají na hranici svých možností v rámci realizace, protože mají problém celý projekt ufinancovat. Pravdou zůstává, že systém kontroly podkladů a následného proplácení je bohužel byrokratické kolečko opředené lhůtami pro vyřízení každého jednotlivého kroku. Na druhé straně, v řadě případů si sami příjemci dotace tento už tak zdlouhavý proces prodlužují jednoduše tím, že jim úředníci musí žádost vracet k opravě kvůli větším či menším nedostatkům.

Připravili jsme proto 5+2 tipy, jak prodlužování tohoto procesu účinně předejít.

1. Než začnete s přípravou

Než začnete s přípravou Žádosti o platbu, ověřte, že předmětný majetek (majetek pořízený z dotace) je majetkem firmy a vaše provozovna je zapsaná v živnostenském rejstříku. V dalším kroku byste se měli spojit se svým účetním a aktivně jej zapojit do přípravy Žádosti o platbu.

Ke každému projektu je nutné vést samostatné účetnictví. Faktury vztahující se k projektu musí být vedeny pod samostatným účetním znakem. Všechny faktury a výpisy z běžného účtu proto průběžně sbírejte, párujte a vytvářejte jejich kopie.

Platby jsou prováděny zpětně za již vynaložené prostředky doložené odpovídajícími doklady – žádost o platbu tedy lze podat až po ukončení etapy/projektu. Ve vybraných dotačních titulech se lze setkat i se zálohovým financováním (tzv. režim ex ante), ale jedná se spíše o výjimky. V případě více etapových projektů je nutné za každou etapu podat samostatnou žádost.

2. Doložení účetních dokladů

Jak dostatečně doložit účetní doklady při Žádosti o platbu? Na jaké náležitosti byste neměli zapomenout, a které z nich jsou nezbytné?

  • Úhrady všech vašich účetních dokladů musí být provedeny pod správným variabilním symbolem, musí být zaslány na správné číslo účtu dodavatele. V případě úhrad v hotovosti musí být pokladní doklad orazítkován dodavatelem.

  • Každý účetní doklad (faktura a úhradový doklad) musí být označeny číslem projektu a pořadovým číslem, podle pořadí, v jakém jsou zadávány do soupisky dokladů v systému ISKP14+.

  • K Žádosti o platbu je potřeba dokládat zálohové i vyúčtovací faktury, a to i v případě, že vyúčtovací faktura je na „0“ – v takovém případě se vyúčtovací faktura dokládá pouze jako příloha a nezapisuje se do soupisky.

  • Doklady v samostatném PDF musí být řazeny stejně jako jsou zapisovány v soupisce.

  • V případě větší žádosti o platbu – více účetních dokladů – lze použít při zadávání do systému možnost „kopírovat záznam“ nebo využít pro zpracování tzv. „importní tabulky“.

  • Zaúčtování musí být provedeno v souladu s předloženou žádostí – rozpočtem – investice x ne investice, např. projektové dokumentace apod.

  • Doklad o zaúčtování, sjetina z účetnictví je jednou z příloh žádosti o platbu.

  • Společně s fakturou je nutné vždy dodávat (pokud existují) také objednávky/smlouvy a předávací protokoly.

  • Platba za faktury by měla odejít z účtu žadatele (společnosti žadatele), pokud bude odcházet z jiného účtu (např. účtu jednatele, úvěrového účtu), je nutné společně s dalšími přílohami doložit souvislosti.

    • jednatel – doklad o tom, že byly peníze převedeny od společnosti k jednateli;
    • úvěr – doložit úvěrovou smlouvu + úhradové doklady z úvěru.
  • Úhradové doklady – je nutné doložit skutečný výpis z účtu nebo potvrzení o provedené platbě (nikoliv příkaz k úhradě), a to v takovém formátu, ve kterém bude jasně vidět název odesílatele – vlastníka účtu.

3. Zaokrouhlování

Zápis částek v Žádosti o platbu bývá častou chybou. Při zápisu se řiďte tím, že automatický součet obou zapsaných částek v systému (částky bez DPH a částky DPH) by měl odpovídat částce k úhradě, která je uvedena na účetním dokladu.

Pozor: Zahraniční faktury je nutné vždy převádět na Kč dle kurzu ČNB. V případě přepočtu zahraničních faktur na Kč se výsledná částka zaokrouhluje na 2 desetinná místa matematicky. Prokazované způsobilé výdaje se taktéž zaokrouhlují na 2 desetinná místa matematicky.

4. Doložení příloh

Přílohy k Žádosti o platbu je nutné dodat pouze v elektronické podobě. V případě faktur a úhradových dokladů jsou dokumenty naskenovány jako jednotlivá pdf do záložky „Dokumenty“ v ISKP14+, a to dle konkrétního druhu obsažených dokladů (v jednom samostatném pdf pouze faktury, v dalším pouze úhradové doklady). Všechny ostatní přílohy (předávací protokoly, smlouvy, doklady o zaúčtování atd.) vložte jako přílohy přímo k jednotlivým účetním dokladům v systému.

Fotografie

Samostatným typem příloh jsou fotografie, které slouží pro splnění povinné publicity vašeho projektu. Dokládejte kvalitní nerozmazané fotografie s dobře čitelnými údaji. Nezapomeňte na foto detailu a foto umístění. Z fotografií musí být patrné, že jsou pořízeny z místa realizace projektu (viditelný název společnosti, popř. adresa).

5. Doložení bankovního účtu

Smlouvu k bankovnímu účtu, popř. potvrzení banky o vedení účtu, na který žadatel požaduje proplatit dotaci, je nutné doložit naskenovanou nejlépe v každé etapě projektu.  

2 důležité rady na závěr

Žádost o platbu nebude podána ke kontrole bez kvalitní zprávy z realizace projektu, která je samostatnou záložkou. Nepodceňte za žádných okolností její přípravu. V opačném případě hrozí, že vaše Žádost bude již na začátku zamítnuta a vrácena k doplnění. 

Zpráva z realizace projektu by měla obsahovat:

  • Termín ukončení etapy – vždy musí být navázán na nějakou poslední aktivitu v předchozí etapě projektu.
  • Termín ukončení realizace se uvádí pouze v závěrečné zprávě.
  • Sledované období „do“ zapište podle data podání zprávy.
  • V záložce indikátory a povinná publicita (viz výše) musí být vždy doplněn komentář. Záložka indikátory a povinná publicita (viz. výše) – vždy musí být vyplněný komentář.
  • Zprávu o realizaci je možné finalizovat až po podpisu žádosti o platbu.

Pozn: výběrová řízení skutečně musí být v systému vložena před podáním žádosti o platbu, ale jejich kontrola může (a v OPPIK často probíhá) probíhat až v rámci kontroly žádosti o platbu.

Důkladně a správně pojmenujte jednotlivé soubory. Pracovníkovi, který bude žádost o platbu kontrolovat podstatně zjednodušíte a zpřehledníte jeho práci. Zvýší se tak vaše šance na zrychlení celého procesu. 

Nevíte si rady, jak doložit určitý typ účetního dokladu? Chcete mít jistotu, že váš postup je správný a skutečně nic nebrání úspěšnému proplacení? Dělejte, co vás baví. Vaše starosti si vezmeme na starost my.

S námi Vám neutečou žádné důležité novinky

ZAJÍMÁ VÁS NĚKTERÁ Z DOTACÍ?

Vyplňte formulář a my vám rádi pomůžeme.